Privacy protocol AK

Privacy protocol Stichting Aktiviteitenkommissie De Smeltkroes

 

Het bestuur van Stichting Aktiviteitenkommissie De Smeltkroes (hierna: de Stichting) hecht er aan dat de bescherming van persoonsgegevens binnen alle werkgroepen van de Stichting uitgangspunt van handelen is. Onder persoonsgegevens worden in dit verband verstaan alle gegevens waarmee abonnementhouders, bezoekers (van voorstellingen), exposanten, vrijwilligers en overige relaties geïdentificeerd kunnen worden.

 

Om deze bescherming van persoonsgegevens te bevorderen heeft het bestuur de navolgende besluiten genomen.

1. Van iedereen die bij de Stichting een bestuurlijke of uitvoerende functie heeft, verwacht het bestuur dat deze handelt in overeenstemming met privacywetgeving en met in achtneming van hedendaagse maatschappelijke opvattingen met betrekking tot de privacy van personen.

2. De secretaris heeft een coördinerende rol met betrekking tot de bescherming van de privacy van leden en overige relaties van de Stichting. De secretaris:

-      is aanspreekpunt bij vragen over de privacy;

-      gaat na met welke samenwerkingspartners eventueel afspraken over het hanteren van de privacy van leden gemaakt moeten worden en onderneemt hierin actie.

3. Het bestuur stelt bijgaande privacyverklaring vast:

-      de privacyverklaring wordt op de website gepubliceerd;

-      in de brochure, bij de uitreiking van abonnementen en bij mailverkeer rondom losse verkoop wordt een bericht opgenomen waar de volledige privacyverklaring vindbaar is.

4. Met betrekking tot de administratie van persoonsgegevens besluit het bestuur dat:

-      persoonsgegevens van abonnementhouders uitsluitend door de penningmeester 

worden verwerkt en dat alleen de penningmeester volledige toegang heeft tot deze administratie;

-      persoonsgegevens van klanten die digitaal kaarten voor de voorstelling hebben besteld, alleen door de vrijwilligers belast met kaartverkoop worden geadministreerd en dat alleen zij toegang hebben tot deze administratie;

-      persoonsgegevens van exposanten alleen door de vrijwilliger(s) van de werkgroep expositie worden geadministreerd en dat alleen zij toegang hebben tot deze administratie;

-      overige toegang tot deze administraties blijft beperkt tot personen die een bestuurlijke of leidinggevende rol bij specifieke activiteiten hebben. Deze toegang wordt beperkt tot de rol van gebruiker. Het bestuur houdt een overzicht bij van personen die voor dat doel toegangsrechten hebben gekregen.

5. Er worden geen gegevens van abonnementhouders, bezoekers (van voorstellingen), exposanten, vrijwilligers en overige relaties gedeeld zonder nadrukkelijke toestemming van betrokkene(n).

6. Het bestuur bevordert dat adequate maatregelen worden genomen om te zorgen dat de beveiliging op orde is van de ICT-systemen (zoals pc, laptop, tablet) waarmee toegang kan worden verkregen tot persoonsbestanden.

7. Een bestuurslid of vrijwilliger die data verliest, meldt dit onverwijld bij de secretaris. Deze beoordeelt hoe hierin binnen de wettelijke regels verder te handelen.

 

Privacyverklaring

 

Stichting Aktiviteitenkommissie De Smeltkroes (hierna: de Stichting) handelt overeenkomstig de wet. Op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens van abonnees, bezoekers (van voorstellingen), exposanten, vrijwilligers en overige relaties is met ingang van 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing. In deze privacyverklaring geven wij duidelijkheid over wat er met uw persoonsgegevens gebeurt en hoe wij er voor zorgen dat de veiligheid van de gegevens gewaarborgd blijft.

 

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s, video’s e.d. Wanneer deze gegevens of een combinatie van deze gegevens naar een persoon herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens. Wij treffen alle maatregelen die binnen onze mogelijkheden liggen en redelijkerwijs van ons verwacht mogen worden om uw gegevens te beschermen.

 

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

-      abonnementhouders, klanten die digitaal kaartjes bestellen;

-      exposanten;

-      vrijwilligers.

 

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Als u abonnementhouder van de Stichting bent of anderszins vooraf kaartjes heeft besteld voor een bezoek aan één van onze voorstellingen, dan hebben wij persoonsgegevens nodig om te kunnen zorgen voor een goede administratie en u op de juiste wijze te informeren bij calamiteiten. Niet valt uit te sluiten dat wij uw persoonsgegevens ook gebruiken om u te informeren over onze (toekomstige) activiteiten. De persoonsgegevens worden in een digitaal bestand verwerkt.

 

Als u als exposant heeft deelgenomen aan een door de Stichting geïnitieerde expositie, dan hebben wij uw gegevens nodig als contactgegevens. Wij bewaren de gegevens met dat doel, opdat wij ook op een later moment contact met u kunnen leggen, bijvoorbeeld in verband met vragen van bezoekers aan de expositie of om nogmaals een expositie van uw hand te organiseren.

 

Voor de vrijwilligers van de Stichting geldt dat hun persoonsgegevens het enkele doel van contactgegevens hebben. Deze gegevens zijn in beginsel toegankelijk voor alle vrijwilligers van de Stichting.

 

Welke gegevens worden er van mij opgeslagen?

De Stichting gebruikt uw gegevens voor de optimale uitvoering van haar

dienstverlening, zoals hiervoor omschreven. Onderdeel hiervan is dat wij een goede en betrouwbare administratie moeten kunnen voeren. Hiervoor is een beperkt aantal gegevens van u nodig, dat verplicht is. De Stichting verwerkt alleen gegevens die u vrijwillig beschikbaar stelt.

Verplichte gegevens zijn de minimale gegevens die nodig zijn om een correcte administratie te kunnen voeren. Het gaat hier om:

-      achternaam, tussenvoegsel, voorletters, straat, huisnummer, postcode, woonplaats;

-      de Stichting voegt daar nog aan toe: uw e-mailadres.

Additionele gegevens zijn van belang om op een goede wijze met u te communiceren of houden verband met activiteiten waaraan u deelneemt of functies die u in de organisatie vervult. Het gaat om de volgende additionele gegevens:

-      gegevens om op een goede en correcte manier met u te communiceren en u te informeren; voornaam, aanspreektitel, vaste telefoon, mobiele telefoon.

 

Voor vrijwilligers van de Stichting geldt dat zowel de hierboven genoemde verplichte gegevens als de additionele gegevens worden opgenomen in een bestand en dat in dat bestand tevens tot uitdrukking komt aan welke werkgroep u verbonden bent, eventueel aangevuld met de specifieke rol die u in de werkgroep vervult.

 

Ten overvloede wordt opgemerkt dat de Stichting geen bijzondere persoonsgegevens verwerkt. Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d. Over dat soort gegevens beschikt de Stichting niet en deze zijn overigens niet nodig voor het doel van onze Stichting.

 

Wie legt de verplichte gegevens vast en wie mag deze gebruiken?

-      De persoonsgegevens van abonnementhouders worden vastgelegd door de penningmeester en mogen alleen worden gebruikt voor het eerder omschreven doel.

-      De persoonsgegevens van klanten die digitaal kaarten voor de voorstelling hebben besteld, worden vastgelegd door de vrijwilligers belast met kaartverkoop en mogen alleen worden gebruikt voor het eerder omschreven doel.

-      De persoonsgegevens van exposanten worden vastgelegd door de vrijwilliger(s) van de werkgroep expositie en mogen alleen worden gebruikt voor het eerder omschreven doel.

 

Overige toegang tot de administraties blijft beperkt tot personen die een bestuurlijke of leidinggevende rol bij specifieke activiteiten hebben. Deze toegang wordt beperkt tot de rol van gebruiker. Het bestuur houdt een overzicht bij van personen die voor dat doel toegangsrechten hebben gekregen.

 

De Stichting verstrekt nimmer zonder uw toestemming uw gegevens aan derden.

 

Kan ik de gegevens inzien die van mij geregistreerd zijn?

U heeft altijd het recht te weten welke gegevens er van u zijn geregistreerd. Als u hierover informatie wenst, kunt u contact opnemen met de secretaris.

 

Kan ik gegevens van mij laten wijzigen in de administratie?

Wanneer u van mening bent dat er onjuiste gegevens van u zijn vastgelegd kunt u deze laten wijzigen. U neemt contact op met de secretaris en geeft aan om welke gegevens het gaat en verstrekt daarbij de juiste gegevens.

 

Wanneer worden gegevens verwijderd en heb ik daar invloed op?

Indien de gegevens niet meer noodzakelijk zijn met het oog op het eerder omschreven doel, dan zal het bestuur deze gegevens (laten) verwijderen. Is dat niet gedaan dan heeft u vanzelfsprekend het recht dit alsnog te laten doen. In dat geval neemt u contact op met de secretaris en geeft u aan dat u uw gegevens verwijderd wilt hebben.

 

Indien de gegevens nog wel noodzakelijk zijn met het oog op het eerder omschreven doel, dan kunt u ook een verzoek doen uw gegevens te laten verwijderen. Ook in dat geval neemt u contact op met de secretaris en geeft u aan welke gegevens u verwijderd wilt hebben. Gegevens die verplicht zijn voor het voeren van een correcte administratie zullen niet zonder meer verwijderd worden, althans daaraan kunnen consequenties verbonden zijn. Hiertoe behoren niet de zogenoemde additionele gegevens. Het bestuur zal u voorhouden wat de consequenties zijn van het verwijderen van de gegevens (denk daarbij aan het niet geïnformeerd kunnen worden over bijzonderheden rondom voorstellingen, het niet als abonnee te boek kunnen blijven staan etc.), opdat u een weloverwogen beslissing kunt nemen.

 


Waar worden gegevens van mij bewaard?

De gegevens van abonnementhouders worden op één centrale plaats, te weten bij de penningmeester, bewaard. De gegevens van klanten die digitaal kaarten voor een voorstelling hebben besteld worden bewaard door de vrijwilligers belast met kaartverkoop. De gegevens van exposanten worden bewaard door de vrijwilliger(s) van de werkgroep expositie. Het opslaan van gegevens op een zo beperkt aantal plaatsen geeft de grootste garantie tegen misbruik van gegevens. Dit is slechts anders met betrekking tot de informatie van de vrijwilligers van de verschillende werkgroepen, welke wel breed gedeeld wordt.

 

 

Foto’s en video’s

Als aangegeven zijn foto’s en video’s met een herkenbaar in beeld gebrachte betrokkene meestal persoonsgegevens. Het kan voorkomen dat tijdens een expositie of voorstelling foto’s of video’s worden gemaakt en dat deze op bijvoorbeeld facebook worden geplaatst. Wij streven ernaar om steeds toestemming te vragen alvorens de foto’s of video’s te publiceren. Mocht het gaan om een betrokkene jonger dan 16 jaar, dan zal toestemming worden verzocht aan de ouder/wettelijk vertegenwoordiger.

 

Als u foto’s of video’s wilt laten verwijderen, dan neemt u contact op met de secretaris en geeft u aan welke foto’s of video’s u van welke plek verwijderd wilt hebben. Aan dit verzoek zal zo spoedig mogelijk gevolg worden gegeven.